Wiele firm udostępnia swoim pracownikom auta służbowe do celów prywatnych. Jest to dla nich dodatkowy benefit od pracodawcy. Należy jednak pamiętać, że użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych jest to świadczenie nieodpłatne, a jego wartość stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przychód ten podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym i stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne.

Jak rozliczać?

Do przychodów ze stosunku pracy zaliczane są wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty, zatem jest nim także użytkowanie pojazdu do celów prywatnych. Zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracownikom z tytułu używania samochodów służbowych do celów prywatnych nalicza się zryczałtowany przychód, który zależy on od pojemności silnika pojazdu i wynosi odpowiednio:

• 250 zł – dla samochodów o pojemności silnika do 1 600 cm3
• 400 zł – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1 600 cm3

Ryczałt ryczałtowi nie równy

Jeżeli samochód służbowy wykorzystywany jest przez pracownika prywatnie przez kilka dni w miesiącu, to wielkość ryczałtu ustalana jest za każdy dzień, w którym samochód służbowy był wykorzystywany w tym celu. Jeżeli miesiąc ma 30 dni, to wartość ta wynosi 1/30 kwoty ryczałtu dla określonej pojemności pojazdu za każdy dzień użytkowania.

Wielkość ryczałtu nie jest natomiast zależna od liczby przejechanych prywatnie kilometrów w danym miesiącu. Za użytkowanie pojazdu zapłacimy zatem taką samą kwotę bez względu na to, czy przejedziemy nim 1 czy 1000 kilometrów w celach prywatnych.
W sytuacji gdy użytkowanie ma charakter częściowo odpłatny, jako przychód uznaje się różnicę pomiędzy kwotą ryczałtu wskazanego w ustawie, a kwotą którą pracownik płaci za prywatne wykorzystanie pojazdu.

Pracodawcy mieli wątpliwości, czy naliczany ryczałt zawiera wszelkie koszty użytkowania samochodu takie jak naprawy, wymiana opon, badania techniczne, czy ubezpieczenie OC/AC. Jednak największe wątpliwości budziły koszty paliwa.

Paliwo służbowe a użytkowanie prywatne

Według interpretacji organów podatkowych limity określone w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uwzględniają kosztów zużytego paliwa w czasie podróży prywatnych. Jeżeli pracownik zużyje służbowe paliwo użytkując pojazd do celów prywatnych będzie to przychód, który należy opodatkować ze stosunku pracy zgodnie z art. 12 ust. 3 w/w ustawy. Jego wartość ustalana jest na podstawie ceny zakupu paliwa.

Samozatrudnienie a służbowe auto

W przypadku, kiedy pracownik współpracuje z daną firmą w formie samozatrudnienia rozliczenie auta służbowego do celów prywatnych odbywa się na podstawie faktury za udostępnienie samochodu. Pracownik otrzymuje co miesiąc fakturę za korzystanie z auta na stałą określaną w umowie współpracy kwotę.

Co na to ZUS?

Wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu korzystania ze służbowego samochodu w celach prywatnych jako przychód ze stosunku pracy stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne. Wartość tą należy doliczyć do pozostałego przychodu uzyskanego przez pracownika w danym miesiącu ze stosunku pracy i od powstałej kwoty naliczyć składki ZUS w części, którą finansuje pracownik oraz w części finansowanej przez pracodawcę.

Zespół FleetControl24